[고객 사례] 수입차 전문 딜러사 'VISION'의 디지털 혁신, kt cloud BizOffice로 완성하다

 [ kt cloud 마케팅커뮤니케이션팀 ] 

 

 

안녕하세요, kt cloud 마케팅커뮤니케이션팀 입니다!👋

오늘은 수입차 딜러사 'VISION'의 디지털 전환 사례를 통해 클라우드 기반 그룹웨어가 기업 업무 환경에 가져온 변화를 살펴보려고 해요. 😊

🚗 성장하는 자동차 딜러사의 디지털 전환 이야기

전국 각지에 분산된 전시장과 서비스센터, 그리고 다양한 해외 브랜드를 함께 운영하는 수입차 딜러사라면, 효율적인 커뮤니케이션과 체계적인 업무 관리 시스템은 단순한 '도구'를 넘어 비즈니스 경쟁력의 핵심이 되죠.

 

오늘 소개할 기업은 바로, 혼다, Jeep, 푸조, BYD 등 다양한 브랜드의 차량을 유통·서비스 중인 'VISION'입니다. 13개 전시장과 200여 명의 직원을 운영하며, 지속적으로 사업을 확장해온 VISION은 급격한 조직 성장과 복잡해진 내부 프로세스를 효과적으로 관리하기 위해 kt cloud의 SaaS형 그룹웨어 서비스, 'BizOffice'를 도입했어요. 🤩

 

그 결과, 이메일과 전자결재, 근태 관리, 조직도 조회까지 흩어져 있던 업무 도구들이 하나로 통합되면서 효율성도, 협업도 눈에 띄게 향상됐다고 해요.

 

과연 어떤 변화가 있었을까요? 🚀

지금부터 디지털 전환을 고민 중인 딜러사들에게 꼭 필요한 실전 사례, 함께 살펴보시죠!

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🏢 비즈니스의 성장과 디지털 전환의 필요성

🚘 VISION은 어떤 회사일까요?

2015년, 혼다 브랜드의 총판으로 시작한 VISION은 이제는 Jeep, 푸조, BYD 등 여러 해외 자동차 브랜드를 국내에 판매하고 서비스하는 수입차 전문 딜러사로 성장했어요.

 

비전오토모티브, 비전오토모빌, 비전모빌리티, 비전모터스 등 4개의 법인을 두고, 전국 13개 전시장, 약 200명의 임직원이 함께 일하고 있답니다. 😃

 

📈 성장과 함께 다가온 현실적인 문제들

초기에는 단일 브랜드 중심의 소규모 조직이었기 때문에, 간단한 이메일 서비스만으로도 업무 처리가 가능했어요. 하지만 조직이 커지면서 업무의 복잡성, 커뮤니케이션의 비효율이라는 현실적인 문제에 직면하게 됐죠.

VISION 기획팀 배현정 과장님은 이렇게 설명했어요.

"회사 창립 초기부터 타사의 이메일 서비스를 사용했는데, 당시에는 단일 브랜드였고 규모도 크지 않아 큰 문제가 없었습니다. 하지만 회사의 규모가 커지면서 관리가 어려워졌고, 사용자가 늘어남에 따라 이메일만 사용하는데도 비용이 부담스러워졌습니다."

 

전자결재 시스템도 마찬가지였어요.

"자동차 브랜드별로 전자결재 양식이 달라야 하는데, 기존 제품은 이를 지원하지 않아 불편했습니다."

⚠️ 비전이 겪은 대표적인 어려움들

• 📌 분산된 시스템 관리의 어려움
  → 브랜드와 서비스별로 서로 다른 시스템을 사용하면서 혼선 발생
• 💸 사용자 증가에 따른 비용 부담
  → 이메일만 써도 비용이 크게 늘어나 관리의 비효율 초래
• 🧾 브랜드별 전자결재 양식 미지원
  → 정형화되지 않은 결재 프로세스로 행정 처리의 번거로움 증가
• 📧 각 브랜드 도메인 이메일 필요성
  → 하나의 제품에서 통합 관리가 어려웠던 기존 시스템
• 🏢 전국 지점 간 소통과 관리의 비효율성
  → 조직도 확인도 쉽지 않아 신속한 커뮤니케이션에 한계
• 🔄 서로 다른 시스템 사용으로 인한 혼선
  → 현장 직원과 영업 직원 간 기능 차이로 업무 흐름 단절

이처럼 VISION은 회사가 성장하면서 자연스럽게 "시스템 통합"이라는 숙제를 마주하게 된 거예요.

혹시 여러분의 조직도 VISION과 비슷한 고민을 하고 계시진 않나요? 🤔

복잡해진 시스템, 늘어나는 비용, 비효율적인 협업... 다음은, VISION이 이 복잡한 과제를 어떻게 '현실적인 성과'로 전환했는지, 그 과정을 하나씩 살펴볼게요.

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💼 kt cloud BizOffice, 통합 솔루션의 등장

🧐 BizOffice란 무엇인가요?

kt cloud BizOffice는 기업의 업무 효율성과 협업을 극대화하는 클라우드 기반 그룹웨어 솔루션이에요. 이 서비스는 메일, 결재, 일정, 근태, 메신저, 화상회의, 전자계약 등 조직의 업무 관리에 필요한 18가지 이상의 기능을 제공하는 올인원 그룹웨어 서비스예요.

 

SaaS(Software as a Service) 형태로 제공되어 별도의 인프라 구축 없이 클라우드 환경에서 바로 사용할 수 있다는 장점이 있죠. PC, 모바일, 태블릿 등 다양한 디바이스에서 동일한 환경으로 실시간 동기화를 지원하기 때문에 시간과 장소에 구애받지 않고 스마트워크 환경을 구현할 수 있어요.

✨ BizOffice의 주요 특징과 기능

1. 통합 그룹웨어 환경
   • 기업 운영에 필수적인 다양한 업무 기능을 한 곳에서 제공
   • 모든 디바이스에서 실시간으로 업무를 동기화하여 스마트워크 환경을 지원
2. 협업 및 소통 강화
   • 부서/과업별 대화 그룹 생성, 실시간 근무상태 공유 기능
   • 조직도 기반 메신저와 비대면 화상회의 지원으로 빠르고 정확한 소통
3. 업무 자동화 및 연동
   • ERP, HR, 무증빙 경비관리, 출입관리 등 다양한 기업용 시스템과 연동
   • Microsoft 365, 각종 협업툴과 연동하여 확장된 업무 환경 제공
4. AI 기반 스마트워크
   • AI 기반 문서 분석, 스마트 검색, 일정 관리 등으로 업무 생산성 향상
   • 개인 업무 패턴 분석을 통한 최적 일정 제안 등 지능형 기능 제공
5. 강력한 보안 및 안정성
   • kt cloud의 최고 수준 보안 인프라에서 운영, 국제 표준 정보보호 인증 획득
   • 중요 데이터 보호 및 업무 연속성 보장

이미 대창모터스, 경동하우징, 아주자동차대학, 한국청소년연맹 등 4,600여 고객사에서 도입하여 그 효과를 입증한 서비스랍니다. 😎

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🚀 BizOffice 도입 효과와 비즈니스 가치: 업무 혁신의 시작

VISION은 BizOffice 도입을 통해 업무 효율성을 높이고 법인들과 전국 지점 운영을 더욱 체계적으로 관리할 수 있는 기반을 마련했어요. 전반적인 서비스 품질에 대해서는 큰 만족도를 보이고 있으며, 서비스 지원에 대해서도 긍정적인 평가를 내리고 있죠.

"작은 오류나 요구사항들은 즉각적으로 처리를 해주기 때문에 만족하고 사용하고 있습니다."

1. 이메일과 전자결재 시스템의 통합 💌

VISION은 BizOffice 도입 후 가장 큰 변화로 이메일과 전자결재 시스템의 통합을 꼽았어요.

"브랜드별로 각기 다른 도메인의 이메일이 필요했는데, 기존 제품에서는 각각 별개의 계정을 만들어야 했습니다. 또한, 현장 직원들과 영업 직원들이 각각 다른 제품을 사용했는데 기능도 다르고 용량 문제도 있었죠.
지금은 하나의 제품을 이용하니 훨씬 편리해졌습니다."

 

클라우드 환경에서는 이렇게 다양한 서비스를 하나의 플랫폼으로 통합하는 게 가능해요. 여러 시스템을 따로 관리할 필요 없이 단일 인터페이스에서 모든 업무를 처리할 수 있게 된 거죠. 이는 SaaS 모델의 큰 장점 중 하나랍니다.

2. 전국 지점과 본사 간 협업 향상 🌍

조직도 기능을 통해 전국 지점 간 소통이 원활해졌어요.

"기존에는 전국 지점의 조직도를 확인하는 게 어려웠지만, 이제는 손쉽게 파악할 수 있어 빠른 소통이 가능해졌어요."

 

분산된 조직에서는 '누구에게 연락해야 하는지'를 아는 것만으로도 업무 효율이 크게 향상될 수 있어요. BizOffice의 조직도 기능은 단순히 구성원을 보여주는 것을 넘어 실시간 소통 채널과 연결되어 협업을 더욱 원활하게 만들어 주었죠.

3. 근태 관리의 혁신적인 변화 ⏰

BizOffice의 근태 관리 기능은 VISION의 인사 관리 방식에 큰 변화를 가져왔어요.

"전국 모든 지점의 근태 관리를 BizOffice를 통해 진행하고 있습니다.
이전에는 보안 시스템에서 데이터를 수동으로 받아 처리해야 했지만, 지금은 직원분들도 BizOffice에 접속해서 실시간으로 근태를 조회할 수 있어 훨씬 효율적이에요. 각 지점의 지점장들도 직접 보고 관리할 수 있어 편리합니다."

 

클라우드 기반 근태 관리 시스템의 장점은 무엇일까요? 바로 '실시간성'과 '접근성'이에요. 언제 어디서든 접속해서 정보를 확인하고 관리할 수 있다는 점이 전통적인 시스템과의 큰 차이점이죠. 특히 여러 지점을 운영하는 VISION과 같은 기업에게는 이런 특성이 큰 가치를 제공했어요.

4. 일계표 관리 및 업무 효율성 향상 📊

일상적인 업무 처리 방식도 크게 개선되었어요.

"이전에는 일계표를 이메일로 처리했는데, 지금은 게시판을 이용하니 데이터가 빠르게 쌓이고 공유도 쉬워졌습니다."

 

자동차 딜러십에서는 일계표와 같은 일일 보고서가 정말 중요한 업무 자료예요. 이걸 이메일이 아닌 구조화된 게시판 시스템으로 관리하니까 데이터 축적과 검색이 쉬워졌고, 정보 공유도 더욱 효율적으로 이루어질 수 있게 되었죠.

5. 비즈니스 가치의 실질적 효과 💪

BizOffice 도입을 통해 VISION이 얻은 비즈니스 가치는 다음과 같아요.

🔹 비용 효율성

• 라이선스 비용 최적화: 여러 시스템을 사용할 때 발생하던 중복 비용 제거
• 확장성: 사용자가 늘어나도 비용 효율적인 확장이 가능해요
• 초기 투자 비용 절감: 클라우드 기반 SaaS 모델로 초기 인프라 구축 비용이 필요 없어요

🔹 업무 프로세스 개선

• 브랜드별 맞춤형 워크플로우: 각 브랜드의 특성에 맞는 전자결재 양식 적용
• 통일된 업무 프로세스: 전국 지점 간 일관된 업무 처리 방식 구축
• 실시간 데이터 공유: 중요 정보의 실시간 공유로 의사결정 속도 향상

🔹 관리 효율성

• 중앙화된 사용자 관리: 단일 플랫폼에서 모든 사용자 계정 관리
• 통합된 근태 시스템: 전국 지점의 근태 데이터를 실시간으로 확인 및 관리
• 조직도 기반 효율적 소통: 명확한 조직 구조 파악으로 소통 채널 최적화

BizOffice가 제공하는 즉각적인 오류 대응과 지속적인 개선 노력 덕분에, 앞으로도 더욱 최적화된 업무 환경을 기대할 수 있을 것으로 보여요. VISION은 BizOffice를 통해 더욱 효과적인 운영과 협업을 실현하며, 국내 자동차 딜러 시장에서의 입지를 더욱 공고히 해 나갈 계획이라고 해요.

 

클라우드 기반 그룹웨어의 가장 큰 장점은 '통합'과 '실시간성'이 아닐까 싶어요. 여러분의 기업에서도 이런 통합 관리 시스템이 필요하다고 느끼시나요? 🤓

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💬 마무리: 디지털 전환의 성공 열쇠

VISION의 사례는 클라우드 기반 그룹웨어가 어떻게 분산된 지점을 가진 기업의 업무 효율성을 높이고 협업 환경을 개선할 수 있는지 보여주는 좋은 예라고 생각해요. 특히 여러 브랜드를 다루는 자동차 딜러십과 같은 특수한 비즈니스 환경에서도 SaaS형 그룹웨어가 맞춤형 솔루션을 제공할 수 있다는 점이 정말 주목할 만하죠.

 

디지털 전환의 성공은 단순히 최신 기술을 도입하는 것이 아니라, 기업의 특성과 요구사항에 맞는 솔루션을 선택하고 이를 효과적으로 활용하는 데 있어요. VISION의 사례처럼 기업의 성장 단계와 업무 특성을 고려한 클라우드 서비스 선택이 중요하다고 생각해요.

 

kt cloud는 여러분의 비즈니스가 직면한 고유한 도전과제를 이해하고, 각 기업에 맞는 최적의 디지털 전환 솔루션을 제공하기 위해 항상 노력하고 있어요. BizOffice와 같은 클라우드 서비스를 통해 여러분의 업무 환경을 더욱 스마트하고 효율적으로 변화시키는 여정에 kt cloud가 든든한 파트너가 되어 드릴게요. 😊

 

그럼 다음 이야기에서 또 만나요! 👋